Vergabeprozess begleiten

Öffentliche Auftraggeber (und Sektorenauftraggeber) haben nicht nur in Krisenzeiten wichtige gesellschaftliche Aufgaben zu erfüllen. Für Vergabestellen steigen dabei seit Jahren sowohl Umfang als auch die Komplexität von Vergabeverfahren. Die professionelle Begleitung des Vergabeprozesses kann daher sehr sinnvoll sein.

Im Rahmen einer Prozessbegleitung ist es sinnvoll, zwischen nationalen und europaweiten Ausschreibungen zu unterscheiden. Das Verhältnis von Auftragswert zu Beschaffungskosten zeigt: Nationale Vergaben eignen sich meist nur eingeschränkt für eine umfassende externe Begleitung. Zugleich gibt es Leistungsgegenstände, die (unabhängig vom Auftragswert) strategisch relevant sind.

Für weniger strategische Verfahren mit geringem Auftragswert (das klassische Tagesgeschäft) sollten Vergabestellen befähigt werden, diese eigenständig und sicher abzuwickeln. Genau dafür biete ich einen gezielten UVgO‑Workshop an.

• Ihre Vergabeverfahren schnell und effizient abwickeln wollen,

• keine eigene Vergabestelle haben oder diese entlasten möchten,

• nicht nur Vergabeberatung, sondern praktische Unterstützung suchen,

• keine Rechtsberatung benötigen (bei Bedarf jedoch auf mein Netzwerk an Fachanwälten zugreifen können).

Als Dienstleister im Bereich Einkauf und öffentliche Beschaffung begleite ich Vergabestellen und Fachbereiche bei europaweiten und nationalen Vergabeverfahren sowie Industriekunden bei vergleichbaren Projekten.

Der Fokus liegt dabei auf dem Einkauf von Liefer- und Dienstleistungen.

Meine Referenzprojekte sind dabei so vielseitig wie die Branchen meiner Kunden. Dadurch verfüge ich über ein breites Verständnis unterschiedlicher Märkte, Anforderungen und Beschaffungsstrategien.

Für meine Arbeit benötige ich die technische Expertise der entsprechenden Fachabteilung und übernehme dann die Organisation des Beschaffungsprozesses in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Sollten im Vergabeverfahren Rechtsdienstleistungen benötigt werden, bin ich hervorragend mit fachkündigen Kanzleien vernetzt (Vertragsjuristen sowie Fachanwälte für Vergaberecht).

Der Beschaffungsprozess beginnt im Idealfall bereits mit der Bedarfsmeldung aus der Fachabteilung. Im Anschluss kann die Beschaffung professionell durchgeführt werden. Konkret:

• Erarbeitung bzw. Überprüfung und Dokumentation der Auftragswertschätzung

• Empfehlung zur geeigneten Verfahrensart (ggf. Begründung)

• Ausarbeitung der Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie aller formalen Anforderungen

• Erstellung und Zusammenführung der Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Wertungstabellen)

• Verfahrens auf der Vergabeplattform anlegen und betreuen

• Bearbeitung von Bewerber- bzw. Bieteranfragen in Abstimmung

• ggf. Vorbereitung, Moderation und Dokumentation von Verhandlungen oder Bietergesprächen

• Formale sowie Eignungsprüfung der Angebote bzw. ggf. Teilnahmeanträge

• Auswertung der Angebote gemäß Zuschlagskriterien

• Erstellung Vergabeempfehlung sowie Zuschlags- und Absageschreiben

• Führung der vollständigen Vergabeakte